Datenschutzerklärung

Stand: August 2026 Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von meetreet verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie haben. meetreet ist eine B2B-Plattform für die Suche, Anfrage und Buchung von Hotels und Locations für Team-Offsites, Meetings, Management-Events und Business-Veranstaltungen.

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: meetreet GmbH Langemarckstraße 122 28199 Bremen Deutschland Vertreten durch: Saskia Klinder E-Mail: datenschutz@meetreet.com Telefon: +49 (0)421 98964202

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, hängt davon ab, wie Sie meetreet nutzen. Beim Besuch unserer Website Beim Aufruf unserer Website können automatisch technische Daten verarbeitet werden, insbesondere: • IP-Adresse • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • aufgerufene Seiten und Dateien • Referrer-URL • Browsertyp und Browserversion • Betriebssystem • Geräteinformationen Diese Daten benötigen wir, um unsere Website und Plattform sicher, stabil und technisch funktionsfähig bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Online-Angebots. Bei einer Anfrage oder Buchung Wenn Sie über meetreet ein Hotel oder eine Location anfragen oder buchen, verarbeiten wir insbesondere: • Vor- und Nachname • geschäftliche E-Mail-Adresse • Telefonnummer • Unternehmen • gegebenenfalls Position oder Funktion • gewünschte Location bzw. Region • Veranstaltungszeitraum • Teilnehmerzahl • Anzahl benötigter Zimmer • Meeting- und Veranstaltungsanforderungen • Verpflegungswünsche • Budgetinformationen • gewünschte Zusatzleistungen • sonstige Angaben zum geplanten Event • Kommunikation rund um Anfrage, Angebot und Buchung Diese Daten werden benötigt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, geeignete Locations anzufragen, Angebote einzuholen und eine Buchung vorzubereiten bzw. abzuwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

meetreet bringt Unternehmen und Teams mit passenden Hotels, Locations und weiteren Anbietern für Business-Veranstaltungen zusammen. Wenn Sie eine Location über meetreet anfragen, verwenden wir Ihre Angaben, um: • Ihre Anforderungen zu verstehen, • passende Locations auszuwählen, • Verfügbarkeiten und Angebote einzuholen, • Angebote zu vergleichen und aufzubereiten, • die Kommunikation mit den Locations zu koordinieren und • eine mögliche Buchung vorzubereiten. Dafür übermitteln wir die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Informationen an die angefragten oder von Ihnen ausgewählten Locationpartner. Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihr Unternehmen, Ihre Kontaktdaten sowie Informationen zu Ihrem geplanten Event gehören. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Buchung erforderlich ist. Kommt eine Buchung zustande, verarbeiten wir die erforderlichen Daten zur Durchführung und Dokumentation der Buchung sowie gegebenenfalls zur Abrechnung unserer Leistungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für bestimmte Funktionen von meetreet kann die Einrichtung eines Nutzerkontos erforderlich sein. Bei der Registrierung verarbeiten wir die hierfür notwendigen Angaben, insbesondere: • Name • geschäftliche E-Mail-Adresse • Unternehmen • Login- und Accountinformationen Die Daten werden verwendet, um das Nutzerkonto bereitzustellen und die Nutzung der entsprechenden Plattformfunktionen zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Locationpartner Hotels, Eventlocations und andere Anbieter können meetreet als Locationpartner nutzen. Hierbei verarbeiten wir insbesondere: • Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner • Unternehmens- und Locationinformationen • Angebots- und Buchungsinformationen • Vertrags- und Abrechnungsdaten • Kommunikation zwischen Locationpartner und meetreet Diese Verarbeitung ist erforderlich, um unsere Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Partner durchzuführen und Buchungsanfragen zu vermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Rahmen einer Anfrage oder Buchung kommunizieren Nutzer, meetreet und Locationpartner miteinander. Hierbei können Nachrichten und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden. Dies dient insbesondere: • der Bearbeitung von Anfragen, • der Erstellung und Abstimmung von Angeboten, • der Organisation von Buchungen, • der Abstimmung von Änderungen, • dem Kundenservice und • der Dokumentation des jeweiligen Geschäftsvorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine weitere Speicherung zur Dokumentation, Qualitätssicherung oder zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt diese auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bezieht sich Ihre Kontaktaufnahme auf eine konkrete Location-Anfrage, eine Buchung oder eine sonstige mögliche Geschäftsbeziehung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für den Betrieb unserer Website und Plattform setzen wir externe IT- und Hostingdienstleister ein. Nach unserem derzeitigen technischen Setup gehören hierzu insbesondere: STRATO AG Otto-Ostrowski-Straße 7 10249 Berlin Deutschland IONOS SE Elgendorfer Straße 57 56410 Montabaur Deutschland Unsere Anwendungen und Datenbanken werden auf Servern dieser Anbieter in Deutschland betrieben. Ergänzend nutzen wir: Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) 38 Avenue John F. Kennedy L-1855 Luxemburg AWS wird unter anderem für technische Infrastruktur und API-Dienste eingesetzt. Darüber hinaus können wir Cloudflare für DNS-, Sicherheits- und Performance-Funktionen einsetzen. Im Rahmen dieser Dienste können insbesondere IP-Adressen, technische Verbindungsdaten sowie die zur Bereitstellung der Plattform erforderlichen Informationen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und zuverlässigen technischen Infrastruktur sowie – soweit für unsere Leistungen erforderlich – gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

HubSpot Wir nutzen HubSpot zur Verwaltung unserer Kunden- und Partnerbeziehungen. Hierbei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden: • Name • geschäftliche Kontaktdaten • Unternehmen • Anfragen und Buchungen • Kommunikationshistorie • Informationen zur Kunden- oder Partnerbeziehung Anbieter ist: HubSpot Ireland Limited One Dockland Central Guild Street Dublin 1 Irland Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kunden- und Partnerverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Brevo Für den Versand von E-Mails nutzen wir Brevo. Anbieter ist: Sendinblue GmbH (Brevo) Köpenicker Straße 126 10179 Berlin Deutschland Über Brevo können insbesondere transaktionale Nachrichten versendet werden, zum Beispiel: • Informationen zu Anfragen • Buchungsbestätigungen • Änderungen einer Buchung • Benachrichtigungen der Plattform • sonstige für die Nutzung von meetreet erforderliche E-Mails Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Newsletter und Marketingkommunikation gelten die nachfolgenden Regelungen. YouTube Unsere Website nutzt Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der Seiten ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Wenn Sie eine unserer mit einem YouTube-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen. Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, sodass für die Datenübermittlung in die USA ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird. Google Web Fonts Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Wenn Sie unseren Newsletter oder andere Marketingkommunikation abonnieren, verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen und Ihre Unternehmenszugehörigkeit. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit keine andere gesetzliche Grundlage für die jeweilige Kommunikation besteht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den Abmeldelink in unseren E-Mails. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

meetreet verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Einige davon sind technisch erforderlich, damit unsere Website und Plattform funktionieren. Andere helfen uns dabei, die Nutzung unserer Website zu verstehen, unser Angebot zu verbessern oder Marketingmaßnahmen auszuwerten. Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien können eingesetzt werden, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und der von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich ist. Nicht notwendige Cookies und Technologien – insbesondere für Analyse und Marketing – werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor über unser Consent-Management-System eingewilligt haben. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Speicherung von bzw. der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Soweit Sie über unser Consent-Management-System eingewilligt haben, können wir Analyse- und Marketingtechnologien einsetzen, um die Nutzung unserer Website zu verstehen und unsere Angebote und Marketingmaßnahmen zu optimieren. Hierzu können – sofern aktuell von meetreet eingesetzt – insbesondere gehören: • Google Analytics • Google Ads und Conversion Tracking • Meta Pixel Dabei können unter anderem Informationen über Seitenaufrufe, Interaktionen, technische Geräteinformationen, IP-Adressen und Informationen über die Herkunft eines Websitebesuchs verarbeitet werden. Diese Dienste werden für Analyse- und Marketingzwecke nur eingesetzt, wenn die hierfür erforderliche Einwilligung vorliegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen widerrufen. Die konkret eingesetzten Technologien, Anbieter, Zwecke und Speicherdauern werden zusätzlich über unser Consent-Management-System transparent dargestellt.

Soweit im Rahmen einer Buchung Rechnungs- oder Abrechnungsinformationen verarbeitet werden, nutzen wir diese zur Abwicklung und Dokumentation des jeweiligen Geschäftsvorgangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Rechnungs- oder Buchungsunterlagen aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorgaben aufbewahren müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Aktuell verarbeitet meetreet über die Plattform selbst keine Kreditkarten- oder vergleichbaren Zahlungsdaten, sofern dies dem aktuellen technischen Stand entspricht. Sollte meetreet künftig einen Zahlungsdienstleister für direkte Online-Zahlungen integrieren, wird diese Datenschutzerklärung vor Inbetriebnahme der entsprechenden Funktion um den jeweiligen Anbieter und die damit verbundene Datenverarbeitung ergänzt.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies für unsere Leistungen erforderlich ist oder eine andere rechtliche Grundlage besteht. Empfänger können insbesondere sein: • angefragte oder gebuchte Hotels und Locations, • IT- und Hostingdienstleister, • CRM- und Kommunikationsdienstleister, • E-Mail-Dienstleister, • Analyse- und Marketingdienstleister nach entsprechender Einwilligung, • Zahlungsdienstleister, sofern künftig eingesetzt, • Steuerberater und sonstige professionelle Berater sowie • Behörden oder öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Location-Anfragen werden nur die Informationen weitergegeben, die für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage bzw. Buchung erforderlich sind.

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister oder deren verbundene Unternehmen können ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Eine Übermittlung kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, des EU-US Data Privacy Framework oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission erfolgen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfrage- und Buchungsdaten können insbesondere so lange gespeichert werden, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, Durchführung der Buchung, Betreuung der Kundenbeziehung sowie zur Geltendmachung oder Abwehr möglicher Ansprüche erforderlich ist. Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Accountdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzerkontos gespeichert. Nach Löschung eines Accounts werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website bzw. Plattform erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung regelmäßig überprüft und angepasst.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: Auskunft Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Berichtigung Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. Löschung Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Einschränkung der Verarbeitung Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Datenübertragbarkeit Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Widerruf einer Einwilligung Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Widerspruch Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter folgender Adresse kontaktieren: datenschutz@meetreet.com

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für meetreet ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes Bremen zuständig: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen Sie können sich auch an eine andere nach der DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

meetreet kann Technologien zur Automatisierung interner Prozesse, zur Verbesserung der Plattform sowie zur Unterstützung bei der Suche und Auswahl geeigneter Locations einsetzen. Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt, findet derzeit nicht statt, sofern dies dem tatsächlichen technischen Setup entspricht. Sollten zukünftig KI-Systeme oder andere automatisierte Verfahren personenbezogene Daten für darüber hinausgehende Zwecke verarbeiten, werden wir die datenschutzrechtlichen Anforderungen vor deren Einsatz prüfen und diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

Wir entwickeln meetreet und unsere technische Infrastruktur kontinuierlich weiter. Daher kann es erforderlich sein, diese Datenschutzerklärung anzupassen, beispielsweise wenn neue Plattformfunktionen, Dienstleister oder Technologien eingesetzt werden oder sich gesetzliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Version. Stand: August 2026